行政書士の業務には様々な種類がありますが、特に単価が高い専門性のある大きな仕事というのも多々あります。
価格が高い仕事ということは、それだけ手間も時間もかかるということです。
そこで重要になってくるのは、どのような流れで動けばいかに効率がよいのか、実際にどれくらいの時間コストが必要なのか、といった点を事前にある程度把握することです。
業務に着手する前にこうした点を確認しながら効率よく動くためには、まず業務フロー表を作成することをお勧めします。
行政書士業務のフロー表とは？
業務フロー表というのは、事前の打ち合わせや相談の段階でヒアリングした内容をもとに、業務の流れをプランニングした表です。
もちろん形式は自由ですが、WordやExcelなどを使って業務の流れなどをシミュレーションしながら作成すればよいでしょう。
この業務フロー表を作成するにあたっては、やはり顧客との打ち合わせ内容を記録したヒアリングシートが重要な役割を果たします。
事前に業務フロー表を作成しておけば、あとはその流れに沿って動くことができるので、必要書類の取得漏れや印鑑漏れ、手続きの順序などを間違えることなく行うことができるでしょう。
新人行政書士は大きな仕事に限らず、実際の動きを後に確認できるようにしておくためにも、最初はどのような仕事でも業務フロー表を作成しておくとよいかもしれません。
業務フロー表は後の仕事にも役立ちます
最初から完璧な業務フロー表を作成することは難しいのですが、それは適宜修正すれば問題ありません。
必要であれば追加で書き込めるスペースなども作っておくと、後に修正する際に便利です。パソコンで作成していれば編集も楽でしょう。
そうして業務を無事に終えた後の業務フロー表は、その後に同様の業務を行う際にも貴重な資料となります。
そして後に同じような業務を受注した際には、その業務フロー表をもとにして作成、行動できるので、より業務効率が上がります。
また実際の業務を行うにあたっても、業務フロー表を活用すれば、さらなる効率化をはかることができるようになるでしょう。
時間コストという概念も必ず考慮しましょう
大きな仕事になると、取得する書類であったり事務作業も当然多くなります。また打ち合わせや移動時間などを考慮すると、時間コストという概念も重要な要素です。
行政書士の仕事では、たった一枚の書類を取得するだけでも多くの時間を要することがあります。
つまり業務に要する時間コストを意識しておくことが重要なのです。
例えば利益が出ていると思っていても、打ち合わせや移動に時間を要していて実は想定していたほど利益が出ていない、などという点にも気づけるのです。
業務フロー表を作成するタイミングは？
業務フロー表を作成するタイミングとしては、顧客から仕事を受注して正式な見積もりを出す前に行うのがベストです。
そうすることで業務フローの中に時間コストを落とし込み、適正な報酬額で見積もりを出すことができるためです。
かなりタイトな作業となりますが、大きな仕事では利益率を最大限にするための周到な準備を怠らないようにしましょう。
効率的に仕事をこなすためにも、適正な報酬額を請求できるようにするためにも、特に大きな仕事では業務フロー表を作成、活用して利益の出せる仕事をするよう心がけてください。
