行政書士が問い合わせを受ける窓口は様々ありますが、事務所にかかってくる電話というのも多いものです。
開業当初の行政書士は、最初から電話番などの事務員さんなどを雇うことなく、自ら電話を受けて応対することがほとんどだと思います。
そこで重要になってくるのは、最初にかかってくる電話の受け方です。
この電話応対のやり方ひとつで、問い合わせをした人が感じる印象もかなり違ってきます。
もっと言えば、この電話応対次第で仕事を逃してしまう可能性があるくらい重要といえます。
電話応対のビジネスマナーには気を配る～第一印象が大事
前職が営業職であったり、事務職などで電話応対に慣れているといった方は、電話応対のビジネスマナーはしっかりと身についていると思います。
しかし、ビジネスの電話応対に慣れていない方の場合は、勉強してでも電話応対のビジネスマナーを身につけるべきです。
問い合わせに対して、ぼそぼそと電話に出る、事務所にかかってきた電話であるにもかかわらず名乗らない、などといった対応では、不信感や不快感を与えてしまうことにもなりかねません。
電話応対する際には、丁寧にはっきりと事務所名、名前を名乗ることは最低限のマナーです。
また、これは当たり前ですが、電話の応対中に『マジですか』『ホントですか』など、いわゆる若者口調で話すのは絶対にNGです。
私の事務所にも頻繁に営業電話がかかってきますが、電話での語り口調のマナーが悪ければ、時に一喝して話を打ち切ることが多々あります。
ビジネスでの電話応対というのは、それくらい大事なものであることを認識しましょう。
問い合わせ対応は第一印象が勝負です
問い合わせ対応というのは、その行政書士事務所に対して感じる第一印象になります。
この事務所で大丈夫だろうか、などといった印象を一度もたれてしまうと、それを完全に払拭するのはまず困難です。
逆に、電話での応対がしっかりとしていればそれだけで第一印象がよくなり、その後の話もスムーズに運ぶことにつながっていきます。
電話応対を改善するだけで事務所や行政書士の印象がよくなりますし、その後の受注率も上がってくるものです。
私自身も開業当初、電話応対に慣れていなかったことや、人見知りで電話での会話も苦手意識があったこともあり、今思えば多くの機会損失があったと感じています。
そのために、ビジネスマナーに関する書籍を読んで勉強するなどして、少なくともビジネスの場ではマナーを心がける努力をしてきました。
新人行政書士の方も、コミュニケーションスキルを高める努力をし、できる限り機会損失しないよう心がけていきましょう。
また、電話での簡単なヒアリングや問い合わせの際に、見込み客から業務内容について質問される場合もあります。
そうした場合に備え、見込み客と対等に話ができるよう、実務知識を得るための投資は惜しまず、自己研鑽を怠らないことも大事なことです。
実際に面談するときの印象も大事です
行政書士の仕事では、電話応対だけでなく、まず実際に見込み客と会うときの第一印象も重要になってきます。
ビジネスマナーを守ることもは当然のことですが、身なりにも気を配るようにしましょう。
人は意外と細かいところまで見ているものです。
ビジネスの場で誰が見ても貧相な身なりをしていると、やはり印象に大きな影響を与えてしまうことになるので、そうした点も十分に注意しましょう。
電話応対にしても、実際に面談する際にしても、やはりまず第一印象が勝負であり、そこを改善するだけでも受注率は確実に違ってきます。
こうした点を改善するだけで機会損失が減り、結果として仕事が増える可能性が高くなりますし、意識すれば誰でも少しの努力で行えることです。
実務能力うんぬんの前に、行政書士は客商売ですからね。
実務の勉強や営業なども大事なことですが、それ以前にまず、仕事を得るために最低限のビジネスマナーは身につけておくようにしましょう。
