行政書士事務所として何らかの営業活動などを行っていれば、事務所へ頻繁に電話がかかってくるようになります。
開業当初から事務処理や電話番をしてくれる事務員さんを雇うことは難しいでしょうから、一人行政書士事務所の場合は、ほとんどが自分で電話応対をするケースが多いでしょう。
通常、行政書士の仕事は一日中事務所にいるわけではなく、むしろ外出時間の方が多いものです。
そこで問題となってくるのが、事務所にかかってくる電話対応です。
事務所にかかってきた電話を携帯電話に転送するサービスもありますが、仕事が増えてくると、重要な打ち合わせ中であったり、移動中などで電話に出ることができないことも多くなってきます。
また、電話に出ることができたとしても、周りの騒音などが気になって電話に集中できないといったこともあるでしょう。
そんな一人行政書士事務所では、いわゆる『秘書代行サービス』を使うという手段もあります。
秘書代行サービスとは？
秘書代行サービスというのは、要するに事務所にかかってきた電話を代わりに受けてくれるというものです。
『秘書代行』などでネット検索してみると分かりますが、こうしたサービスを行っている会社は多数あります。
サービス内容の詳細や価格は様々ですが、基本的には事務所にかかってきた電話を代わりに受けてもらい、その内容をこちらに伝えてくれるといったサービスになります。
中には士業に特化した会社や士業専門の部署を設けているところもあり、専門的な業務内容の電話であっても対応してくれる会社もあります。
また、英語での問い合わせにも対応可能な会社もあり、特に外国人関連の業務をメインにしている方は、安心して対応を任せられるでしょう。
事務所にかかってきた電話の内容は、メールやLINEなどで知らせてもらうことができ、落ち着いたところで折り返しの電話をすることができるので、非常に便利に使えるサービスです。
それほど高額なサービスではありませんので、一人行政書士のうちはこうしたサービスを上手に活用し、機会損失がないようにしておきたいものです。
秘書代行サービスを使う主なメリット
秘書代行サービスを使う主なメリットは以下のような点が挙げられるでしょう。
人件費（雇用保険料や社会保険料）がかからない
事務所で事務員さんを雇うとなると、当然のことながら人件費がかかります。
単に月々の給料を支払うだけではなく、雇用保険であったり場合によっては社会保険にも加入しなければなりません。
これは開業当初の行政書士にとって負担がかなり大きくなります。
秘書代行サービスであれば、基本的に月額の利用料を支払うだけで済みますので、人件費コストという問題はクリアできます。
顧客に安心感を与えることができる
特に、初めて事務所に電話をかけてくる顧客（予備軍）に対しては、最初の電話応対がしっかりしていることで、安心感を与える効果が期待できます。
秘書代行サービスのスタッフというのは、いわば電話応対のプロとして仕事をしているわけですから、少なくとも電話応対に関しては安心できます。
事務所の信用度という点でも、かなり印象が違ってくるでしょう。
機会損失を防ぐことができる
前述の通り、携帯電話への転送では電話に出られない可能性も多々出てきます。
もし電話に出られない場合、一応留守番電話などにはなると思います。
しかし、初めて電話をかけてくる問い合わせ電話場合には、わざわざ携帯電話の留守電にメッセージを入れてくれることはほとんどありません。
着信履歴は残りますので後に折り返しの電話をしたとしても、すでに違う事務所と話が進んでしまっていることもあります。
こうした機会損失は新人行政書士にとって非常にもったいないですし、避けたいところです。
ストレスなく仕事をすることができる
秘書代行サービスを使うことで、いつ仕事の携帯電話が鳴るのかわからないなどといったストレスからは解放されます。
経験してみるとわかりますが、これは結構精神的にキツいものです。
打合せ中や商談中に事務所からの転送電話が頻繁にピロピロ鳴っていては、ビジネスの話に集中できないですしね。
こうしたストレスから解放されると、結果として仕事に集中することができ、効率面においても好影響となるでしょう。
費用対効果に見合うサービスなら積極活用する
このように、秘書代行サービスというのは一人行政書士事務所にとってはコストの割にメリットが多いといえます。
会社によって料金やサービス内容が異なりますので、費用対効果などを考慮して自分に合ったサービスを選ぶとよいでしょう。
一人行政書士事務所でも安心して仕事に集中できる環境を整え、できる限り機会損失なく、取りこぼしのない体制を構築する工夫が必要ですね。
