行政書士に限らず何らかの商売を営んでいる方は、例えば売掛金の未払い、行政書士の場合は報酬の未払いといった問題で悩んでいるという話もちらほら聞きます。
行政書士の場合、特に許認可関連で許認可が下りるかどうか分からない仕事については、なかなか前払いで報酬をもらうのが難しいところは確かにあります。
しかし、こうした『不良債権化』した業務報酬が多くなってくると、余計な手間が増えますし、何より精神的なストレスも抱えてしまうことになります。
開業したばかりで、まだ売上も多くない行政書士であればなおさらでしょう。
ただ、報酬を請求するにあたって当たり前のことができていない、というケースも実は少なくありません。
行政書士報酬をきっちりもらうためには？
報酬の未払いで困っている方の中には、一般的な企業などでは当たり前のことができていないケースがあります。
それは、まずしっかりと請求書を出しているかどうか、といった基本的なことです。
業務報酬をきっちりともらうための大前提として、相手に対してきちんと請求書を送ることは商売人としては当たり前の商習慣です。
私自身も、もし請求書が来なければお金を払うことはありません。まずはこの点をしっかり行っていきましょう。
また、業務を依頼された際には、必ず行政書士業務委託契約書も作成しておきましょう。
行政書士は書類作成のプロであり、予防法務のプロでもあります。自らのリスク管理ができていないようでは話になりません。
そういった大前提を踏まえて、業務報酬をきちんと支払ってもらう、未払いを防ぐための方針を決めていきます。
原則業務報酬は前払いにすることも検討
未払いを防ぐ最も確実な方法としては、業務報酬を前払いでもらうことです。
許認可申請などの案件では難しいところがあるかもしれませんが、事務所の方針として業務報酬は基本的に前払い、というように決めてしまうことが、未払い問題を防ぐには最も確実でしょう。
私の事務所でも、一定の業務報酬額以下の仕事については原則前払いにしています。
報酬額が大きければ必ず着手金をもらう
報酬額が大きい場合には、もし不払いが生じた場合のリスクを考慮して、一定額の着手金をもらってから動くというのもひとつの方法です。
私の事務所でも、大きな仕事では必ず着手金をもらい、受領するまでは業務に着手していません。
特に『一見さん』の場合には、着手金を支払ってもらえない場合の依頼は基本的に受けません。
もし残金が不払いになったとしても最小限の損失で済むよう、大きな仕事では必ず着手金をもらうようにしましょう。
顧客によっては柔軟な対応をとる場合も
上記の通り、私の事務所では基本的に業務報酬は前払いが原則を貫いていますが、リピーターや信頼関係のしっかりできている顧客に関しては柔軟に対応しています。
幸い、私は開業してから報酬の未払い問題ということで困ったことはありません。いわゆる『一見さん』については、業務報酬の前払い、着手金の受領を徹底するようにしています。
業務報酬に関することは最も大事な部分でもあるので、行政書士業務委託契約書にも未払いの場合に備えた文言をきっちり入れてもいます。
そのあたりは顧客との距離感であったり、しっかり顧客を見極める目を養うことも必要となってくるでしょう。
業務報酬を不良債権化させないために
知り合いの行政書士には、業務報酬を支払ってもらえず、毎月のように請求書を出し、電話やFAXでも督促しても何だかんだと言い逃れをされて困っているという方もいます。
そうなってくると、内容証明での督促や支払督促（裁判所から督促してもらう手続き）を使うといった面倒なことにもなりかねません。
これは労力や時間の無駄遣いですし、何より精神衛生上よくないです。
安心して仕事に取り組める環境づくりのためにも、事務所経営のためにも、行政書士報酬のもらい方についての方針はしっかりと決めておきましょう。
