一般的な企業ではもちろんのこと、行政書士事務所の業務処理においても、今やパソコンは必需品です。
各種書類の作成や電子申請、ホームページやブログの運営など、今や行政書士業務にパソコンでの作業は絶対に欠かせません。
もっとも、パソコンを使うよりもすべて自分で書いた方が早い、という方は別ですが、少なくとも私はそのような方にお会いしたことはありません。
また、多くの個人情報や機密情報を取り扱う機会の多い行政書士は、情報管理やセキュリティなどへの意識も高くもっておかなければなりません。
行政書士業務を行ううえで、今やパソコンというのはどうしても必要不可欠なものです。
情報管理とセキュリティ意識の重要性
行政書士として日常の業務を行っていると、申請した書類の控えなどが日々どんどん溜まっていきます。
実際に業務を行うようになると分かりますが、数件の仕事でも、本当にあっという間に書類の山が出来上がります。
開業当初はファイルに綴って書庫に保管しておけば済みますが、やがて仕事をどんどんこなすようになってくると、そのスペースにも限界が生じてきます。
そのため、ある程度一定の期間が経過した書類等については、廃棄できるものは個人情報、機密情報などに注意した上で廃棄し、保管しておかなければならない書類はパソコン上にデータとして管理しておくことも検討しなければなりません。
書類などはスキャナーで取り込めば、データとして保存できますので、こうした方法も検討する必要が出てくるでしょう。
ただし、問題なのは、パソコンのデータというのは突然破損する恐れがあることです。これは仕事以外でも経験したことのある方も多いのではないでしょうか。
パソコンの部品は簡単に交換できますし、新しいものを買うこともできますが、破損したデータというのは特殊な方法を用いない限り、すべて失われてしまうことになります。
自ら防御策を講じておくことが大事
データの破損に備える一番簡単な方法としては、外付けのハードディスクやSSDといった記録媒体などを複数台用意し、それぞれにバックアップをとることです。
普段仕事で使用しているパソコンだけでなく、複数のバックアップをとっておけば、大切なデータをひとまず守ることができます。
現在はハードディスクやSSDといった記録媒体が比較的安価で手に入るので、大切なデータは常にバックアップをとる習慣をつけましょう。
仕事上で管理しているデータというのは非常に重要なので、多少コストをかけてでも守る意識が必要です。
セキュリティへの意識を高くもつ
そして、行政書士が扱う情報というのは、個人情報や機密情報なども多く含まれます。こうした情報のセキュリティへの意識を高くもつことも重要です。
行政書士として稼げるようになれば、このような点は信頼できる業者に外注することも可能ですが、開業当初の新人行政書士は、やはり自分で防御策を講じなければなりません。
今やパソコンが苦手、というのではまったく仕事になりませんので、そうした点もよく勉強しておく必要があります。
パソコンに関しての疑問点などは、書籍やインターネット上でもほとんど解決できることが多くなっています。
ちなみに、今の学生はスマートフォンの普及で、意外なことにパソコンを使うことが苦手な人が多く、社会人として就職してからパソコンを使用できるよう教えるスクールまであるそうです。
行政書士も、エンジニアなどプロ級の知識までは必要ありませんが、最低限、パソコン周りのトラブルや操作には自分で対応できるだけの知識はつけておきましょう。
それと同時に、個人情報や機密情報の取り扱いにも十分注意を払う必要があります。
SNSでの情報漏えいにも注意
TwitterやFacebookといったSNSで積極的に情報発信する行政書士も増えてきましたが、その際にも絶対に注意する点があります。
例えば、『今日は○○建設での打ち合わせです』などといった顧客の具体名を出してしまうのは当然ながらNGです。
また、『今日は午後に離婚の相談で苦労した』などといった書き込みも、個人情報は直接明かしてはいないものの、もしその顧客がこの書き込みを見たらどうでしょう。
やはり専門家として信用されなくなってしまいます。
SNSは手軽に情報発信できる半面、使い方を誤ると事務所経営にも大きなダメージとなりかねませんので、その点は十分な注意が必要です。
SNSはパソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットといったモバイル端末でも簡単、手軽に使うことができます。
くれぐれも顧客の信頼を損ねるような使い方だけはしないように心がけましょう。
もはやパソコンが苦手などとは言ってられない
書類の作成などの実務ではもちろん、バックアップやセキュリティーといった面まで考えてみれば、行政書士であってもパソコンが苦手、使えないなどとは言ってられません。
業務の効率化で利益をあげるという観点でも、パソコンを扱えるスキルは必要不可欠です。
パソコンの基本的な操作などだけではなく、ある程度の知識が必要ですし、多少のコストをかけてでも重要なデータは守らなければなりません。
もし、どうしてもできないようであれば、外注してでもデータの管理は徹底して行うべきです。
情報管理などの甘さで致命的なダメージを受けないよう、しっかりとした管理体制を構築しておきましょう。リスクヘッジというのは本当に重要ですよ。
