どの分野の仕事でも業務を受注し、まず行うのは顧客からのヒアリングです。
顧客からどのような内容をヒアリングしなければならないのか、といったことをしっかり記録するために使うのがヒアリングシートの役割です。
ヒアリングシートでしっかり内容を確認しておかないと、書類作成や手続きにあたって何度も顧客に確認しなければならなくなったり、無駄な動きが生じてしまうことになります。
また重要な部分を聞き漏らしてしまい、仕事が進められないといったことになると、顧客からの信頼感を失ってしまったり不信感を生む要因にもなりかねません。
そこで業務を円滑かつ確実に進めるためにも、ヒアリングシートの作成、充実というのが重要になってくるのです。
主要業務やメイン業務のヒアリングシートの作成
とはいえ新人行政書士が、いきなり最初から自分で完璧なヒアリングシートを作成することは難しいと思います。
ですから行政書士の主要業務に関しては、ヒアリングシートが収録されている書式集を購入してしまうというのが手っ取り早いでしょう。
高価な書式集を勧めている方もいますが、私の場合はAmazonや楽天市場
などで手に入るような安価なものをベースにしています。
ヒアリングシートはアレンジして使う
一般的な行政書士の主要業務である建設業関連や法人設立、風俗営業関連など許認可系の仕事に関しては、自分の経験上で必要と思われる項目などを自分の経験からアレンジして使っています。
また遺産分割協議書の作成や遺言書の作成といった法務系の仕事に関しても、顧客からのヒアリングは欠かせません。
この分野に関しては許認可系の仕事とは異なり、顧客によってヒアリング内容がかなり異なることもあり、市販のヒアリングシートを使うにしてもアレンジが大幅に必要になると思います。
法務系の仕事では、場合によっては自分でヒアリングシートを作成することもあります。
この業務では何を聞き取ればいいのかといったことは、きちんとヒアリングシートを使って丁寧に行うことが重要です。
業務フロー表も併せて作成しておくと効率的
これは新人行政書士だけでなく、ある程度業歴を積んだ行政書士でも同じです。
特に自分がメインに据えようとしている業務に関しては、必ず詳細なヒアリングシートを作成しておきましょう。
報酬の高い大きな仕事の場合にはヒアリングシートとともに業務フロー表も作成しておくと、より効率的な仕事ができ、適正な見積もりを出すこともできます。
ヒアリングシートは顧客の安心感につながる
ヒアリングシートは業務を円滑に進めるうえでも重要ですが、きちんとヒアリングした内容を書き込んでいく作業をしている姿を見てもらうだけでも顧客の安心感につながります。
ヒアリングした内容をただ聞いただけで忘れてしまい、何度も話した内容を顧客に改めて確認するというのでは顧客も不安になります。
また顧客によっては『それは前に話したじゃないか』といったクレームになり、無用なトラブルにも発展しかねません。
たかが数枚のシートであっても、スムーズかつ確実な仕事をするうえで、ヒアリングシートというのはとても重要なアイテムなのです。
行政書士は書類作成の専門家です。
顧客に安心感を与えるだけではなく、プロとしてスマートに仕事を行うためにも、業務ごとのヒアリングシートは必ず作成しておきましょう。
